福岡開催のイベントで懇親会まで一会場で完結するには？遠方からでも準備しやすい会場選びのポイント
東京など遠方から福岡でのイベントを担当される方へ。セミナーやカンファレンスの会場は決まっても、懇親会の会場や食事、当日の移動まで考えると、土地勘のない福岡では不安が重なりがちです。
そこで有効なのが、講演・セッションと懇親会を同じ施設の中で完結させる会場選びです。会場間の移動がなく、現地での段取りも組みやすくなります。
本記事では、福岡で懇親会まで一会場で開催するための選び方と、遠方からでも準備を進める方法を、福岡・天神の「大名カンファレンス」の例とあわせてご紹介します。
- 会場選びは、①切替え方法、②収容人数、③食事・アルコール、④終了時刻、⑤遠方からの準備の5点で比較する
- 大名カンファレンスは、立食は最大140名（Link Room 1・目安）、アルコール提供は可能、持込は原則不可
- オンライン内覧とオンライン打合せに対応し、遠方からでも準備を進められる
セミナーから懇親会まで同じ施設で開催するメリットと、別会場で開催する場合の違い
セミナーや式典の後、そのまま同じ施設で懇親会まで開催できれば、参加者は会場を移動する必要がなく、運営側の手配もシンプルになります。一方、別会場には、懇親会場の料理や雰囲気を自由に選べるという利点があります。
| 比較項目 | 同一施設で完結 | 別会場で開催 |
|---|---|---|
| 参加者の移動 | 館内の移動のみ | 会場間の移動が必要 |
| 手配・運営 | 1施設に集約できる | 2か所の手配が必要 |
| 食事の選択肢 | 提携ケータリングから選ぶ | 懇親会場の料理を活用 |
福岡・天神は、空港や博多駅からアクセスしやすく、遠方からの参加者にも便利な立地です。大名カンファレンスは、天神駅から徒歩2分、博多駅から約10分、福岡空港から約15分です。
同一施設で完結させる方法は、別室へ切り替える方法と、同じ部屋でレイアウトを転換する方法の2つです。同室での転換は参加者が移動せずに済みますが、転換には約30分～1時間程度かかるため、進行表に転換時間を組み込む必要があります。
懇親会まで開催できる会場選びで確認したい5つのポイント
セミナーから懇親会まで開催できる会場を選ぶときは、次の5点を確認します。
| 確認項目 | 確認すること |
|---|---|
| ① 切替え方法 | 別室か、同室で転換か |
| ② 収容人数 | 立食・着席それぞれの人数 |
| ③ 食事・アルコール | アルコールの可否、持込の条件 |
| ④ 終了時刻 | 営業時間と時間外の対応 |
| ⑤ 遠方からの準備 | オンライン内覧・打合せの可否 |
福岡・大名カンファレンスの場合
- ① 切替え方法：別室への切替えも、同室での転換も可能です
- ② 収容人数：立食は最大140名、着席は最大100名が目安です
- ③ 食事・アルコール：アルコールの提供が可能です。持込は原則できません
- ④ 終了時刻：営業時間は9:00〜21:00です。20時以降は夜間対応費用が別途必要ですが、21時以降の利用も相談できます
- ⑤ 遠方からの準備：オンライン内覧（3D VIRTUAL TOUR）とオンライン打合せに対応しています
会場タイプ別の特徴｜ホテル宴会場・レストラン・貸し会議室・カンファレンス施設
懇親会まで開催できる会場は主に4タイプに分けられ、イベントの目的と規模によって向き不向きが変わります。
| 会場タイプ | 向いているケース | 留意点 |
|---|---|---|
| ホテル宴会場 | 格式や食事を重視する式典・会食 | セミナー設備は施設ごとに異なる |
| レストランの貸切 | 料理や雰囲気を重視する少人数の会食 | 講演設備や収容人数に限りがある |
| 貸し会議室 | 短時間・小規模のセミナー | 持込やアルコールは施設ごとに異なる |
| カンファレンス施設 | 講演・展示・懇親会を組み合わせる運営 | 飲食は提携ケータリングが中心 |
大名カンファレンスは、カンファレンス施設にあたります。ザ・リッツ・カールトン福岡や西鉄グランドホテルのケータリングも選べるため、ホテル宴会場に近いおもてなしの食事を、会議室の機能と組み合わせて利用できます。
セミナーから懇親会までの使い分け例｜大名カンファレンスの場合
大名カンファレンスは、ザ・リッツ・カールトン福岡が入る複合施設「福岡大名ガーデンシティ」の3・4階にあります。会議室はLink Room 1・2・3、Guest Room、Dialogue Room 1・2、Board Room、Meeting Room 1・2の全9室で、共用部の3F Entrance LobbyとCross Loungeも、他の部屋と合わせて利用できます。
| 会場 | セミナー（シアター） | 懇親会（立食） |
|---|---|---|
| Link Room 1 | 240名 | 140名 |
| Link Room 2＋3 | 190名 | 90名 |
| Dialogue Room 1＋2 | 66名 | 60名 |
| 3F Entrance Lobby（共用部） | -- | 70名 |
| Cross Lounge | -- | 40名 |
人数はいずれも目安で、レイアウトによって変わります。大人数の着席形式（ビュッフェ・コースなど）は、最大100名が目安です。
- 別室へ切り替える： Link Room 1で講演プログラム、Link Room 2＋3で懇親会。間のホワイエを挟んで場面を切り替えられます。
- 同室で転換する： 参加者が移動せずに済みますが、約30分～1時間の転換時間を進行表に組み込む必要があります。
- 来賓との会議と会食をする： Board Room（島12名）で会議をした後、同フロアのザ・リッツ・カールトン福岡で会食を行うことも可能です。
展示や商談、受付まで一体で運営したい場合は、貸切プラン（パークサイド貸切、全館貸切）もご利用いただけます。
懇親会の食事・ドリンクの選び方
大名カンファレンスは、飲食物の持込は原則できません。食事やドリンクは、施設が案内するケータリングから選ぶ形で、アルコールの提供は可能です。
- ホテルケータリング： ザ・リッツ・カールトン福岡、西鉄グランドホテル（いずれも20名様から）
- パーティーケータリング： SONES、cosa、CBSケータリング、TABARUMESHI、LOYCE CATERINGなど。オードブルからビュッフェまで対応
- お弁当・サンドイッチ、ドリンク・スイーツ： セミナーの昼食や休憩時に
遠方のゲストを迎えるイベントでは、福岡ならではの食や体験を取り入れた開催事例もあります。博多名物を盛り込んだフィンガーフード、福岡の地酒による鏡開き、博多独楽のアトラクションなどです。ベジタリアン・ヴィーガンの方へは、ご希望を伺ってご提案しており、メニュー表の日英併記も実施しています。
2027年1〜3月は、3社から選べるおすすめケータリングプランをご用意しています。懇親会の前にセミナーや研修を行うことも可能です。
東京など遠方からの準備の進め方｜3D VIRTUAL TOURとオンライン打合せ
大名カンファレンスでは、3D VIRTUAL TOURによるオンライン内覧と、オンライン打合せに対応しています。福岡に出張せずとも、会場の確認から準備まで進められます。
- 365日いつでも、パソコンやスマートフォンから閲覧できます（専用アプリ不要）
- 4K・360度のビューで、参加者の動線やスクリーンの見え方を確認できます
- 計測ツールで、室内や備品の寸法を測れます
SBIグループ様の新拠点オープニングレセプションを担当された東京勤務のご担当者は、打合せを電話とメールを中心に進め、3D VIRTUAL TOURで会場の雰囲気と動線を把握したうえで、当日を迎えられました。
イベント開催までの準備は、お問合せ・空き状況の確認、お見積り・レイアウトのご提案、3D VIRTUAL TOURや現地での会場内覧、必要に応じてオンライン打合せ、備品・ケータリング等手配、当日の流れで進みます。
懇親会を組み込んだご利用事例
- 約100名｜SBIグループ 福岡新拠点オープニングレセプション Link Room 1で、来賓のご祝辞、福岡の地酒による鏡開き、フィンガーフードでの交流を実施。Board Roomを来賓控室に使用
- 約250名｜MUFG Startup Summit in FUKUOKA 全館貸切で、セッション・スタートアップ20社の展示・交流会を一体で運営
- 約150名｜国際学会の懇親会（KJF-ICOMEP 2023） Link Room 2＋3を待合スペースにし、開始と同時にLink Room 1を開場。ベジタリアン・ヴィーガンメニューも用意
- 約80名｜大名にもっとおいで！ミートアップイベント 前半の交流アクテビティはLink Room 1、後半の懇親会はLink Room 2＋3で実施
よくある質問
大名カンファレンスでは、セミナー後にそのまま懇親会を開催できますか？
開催できます。同じ施設内の別室へ切り替える方法と、同じ部屋でレイアウトを転換する方法があります。同室転換は約30分～1時間がかかるため、進行表に組み込んでおく必要があります。
立食の懇親会は何名まで開催できますか？
Link Room 1で最大140名、Link Room 2＋3で最大90名が目安です。着席形式はLink Room 1で最大100名が目安です。人数はレイアウトによって変わります。
アルコールの提供や、飲食物の持込はできますか？
アルコールの提供は可能です。一方、飲食物の持込は原則できません。食事やドリンクは、施設が案内するケータリングからお選びいただきます。
何時まで利用できますか？
営業時間は9:00〜21:00です。20時以降に終了する場合は夜間対応費用が別途必要ですが、21時以降のご利用もご相談いただけます。
現地に行かなくても、会場を決められますか？
オンライン内覧（3D VIRTUAL TOUR）とオンライン打合せで、遠方からでも会場の確認や準備を進められます。現地での内覧も承っております。
まとめ｜懇親会まで開催できる会場選びは、準備のしやすさまで含めて比較する
福岡でセミナーから懇親会まで同じ施設で開催するには、「切替え方法」「収容人数」「食事とアルコール」「終了時刻」「遠方からの準備のしやすさ」の5点の確認が大切です。
大名カンファレンスは、全9室と共用部を組み合わせて、規模や進行に合わせた使い分けができます。オンライン内覧とオンライン打合せに対応しているため、東京など遠方の担当者でも準備を進めやすい会場です。まずは3D VIRTUAL TOURで会場の雰囲気をご確認ください。日程や規模が決まっている場合は、空き状況のご確認からご相談いただけます。
